Acces Kullanımı

ACCESS

Office paketinin bir parçası olan ve güçlü bir Veritabanı programı olarak kullanabileceğimiz Access, daha önce öğrendiğimiz Ofis programlarındaki menülerle aynı menüleri kullanmış olmasına karşın, yinede bazı farklı menüler ve bu menülerin kullanımında farklılıklar gösterir. Burada biz bu farklılıkları ve en genel yönleriyle Access’in kullanımını öğrenmeye çalışalım.

Access’i nerelerde kullanabiliriz diye bir düşünelim en basit örnek bir ilaç deposu var bu depoya her gün ilaçlar geliyor, ilaçlar gidiyor. Satılan oluyor depoda kalan oluyor, Zayi olanlar düşülenler oluyor. İlaçların fiyatları değişiyor. Günlük, aylık, yıllık bilançolar çıkması gerekiyor. Kâr zarar durumunun hesaplanması, takip edilmesi gerekiyor. İşte bu işlemleri en kolay yapabileceğimiz programlar veritabanı programlarıdır.

Birçok veritabanı programı vardır.Bir kısmı zamanla kaybolup giderken yerine yeni programlar gelmekte fakat uzun süredir büyük bir yaygınlıkla kullanılan ve popülerliğini kolay kolay kaybetmeyecek gibi görünen veritabanı programı Access tir. Peki, Access i nerelerde kullanabiliriz.

Bir okul düşünelim okula gelen öğrenciler var giden öğrenciler var sınıfta kalanlar sınıfını geçenler yeni kayıt olanlar mezun olanlar tüm bunların envanterini tutabileceğimiz ve istenilen sayıları rahatlıkla alabileceğimiz programlara ihtiyacımız vardır. İşte burada da rahatlıkla kullanabileceğimiz programda veritabanı programlarıdır.

Access ilk tıklandığında karşımıza aşağıdaki resimde görülen sayfa açılacaktır. Bu açılan sayfanın sağ tarafında ve görev bölmesi ile ayrılmış bulunan penceredeki menülerden “Boş Veri Tabanı” menüsünü tıklayalım. Karşımıza aşağıdaki gibi bir sayfa açılacaktır.

Açılan bu sayfada biz şimdi kendimize bir veritabanı oluşturalım. Bunun için,”Yeni/Boş Veri Tabanı” komutlarının tıklanması ardından açılan pencereden “Dosya Adı” aralığına oluşturmak istediğimiz veri tabanı için bilgisayarımız “Vt1” adını otomatik olarak girmiştir, istersek biz kendi istediğimiz adı da girebiliriz, Ardından oluştur komutunu tıklayalım.

Karşımıza açılacak veritabanı penceresinde ilk sırada bulunan      “Tasarım Görünümünde Veritabanı Oluştur” komutunu çift tıklayalım.

Karşımıza oluşturacağımız veritabanının penceresi açılacaktır. Şimdi de bu veri tabanı üzerinde gereken verileri girmeye başlayalım,

Alan Adı başlığı altındaki sütuna bizim gerekli veri başlıklarımız girilirken sağ tarafa da Veri Türü başlığı altında açılan kutudan bizim için uygun olan veri türünü seçeceğiz. Burada veri girerken dikkat etmemiz gereken husus, verilerin türü ile ilgili düzenlemelerdir. Bu düzenlemelerde sayısal, tarih, boyut, text gibi seçenekleri kullanırsak veritabanımız daha kullanışlı olur, hatta yerine göre bizi yapabileceğimiz hatalardan korur.

 Bir de girilen verinin türü yanında boyutu da bizim için önemlidir. Bir isim için 50 karakterlik yer fazla olurken tarih için de dört karakterlik bir yer yetersiz olur. Her seçenek için uygun genişliği girmeliyim.

Ayrıca “Veri Türü” penceresi için burada ben örnek olarak “Adı Soyadı” bölümünün önünde veri türünü metin olarak seçtim, artık buraya sayı girmeye kalkarsam muhtemelen hata mesajı verecektir ve bir sonraki başlığa geçmemize imkan vermeyecektir. Ayrıca her girilen bilgi ardından yan tarafta bu veri penceresi ile alakalı olarak açıklamalar da verilerek kullanıcının kullanım esnasından bu açıklamalardan faydalanmasını sağlarız.

Veritabanımla ilgili bilgilerimi girdikten sonra çıkmak için komut verdiğimde veritabanım bana kayıt yapmam için gerekli uyarılarda bulunmuştur bende “Evet” komutu ardından “Tablo1 “ adıyla dosyamı kaydettim.

Kayıt işlemi ardından bana ikinci bir uyarı yapılacaktır bu uyarı “Tanımlı bir birinci anahtarı yok ” bu birinci anahtarı oluşturmamı bana önerdi. “Evet, “ komutu birinci anahtarı oluşturacak,”Hayır” komutu oluşturmadan çıkacak “İptal” komutu işlemi iptal edecektir ve dosyaya geri dönecektir.

Eğer burada hayır dersem muhtemelen veritabanım oluşmayacaktır. Çünkü bu anahtara göre veritabanım verileri düzenleyecektir. Kullanıcının buraya müdahalesi söz konusu olamaz.

Ben de bundan sonraki çalışmalarım için “Tanımlı bir birinci anahtar “ oluşturmayı önerdim ve “ Tablo 1” oluştu. Artık “Tablo 1” dosyamı açıp gerekli verileri girebilirim.

Ana sayfaya dönüp “Tablo1” komutunu tıkladım ve veritabanım açıldı. Oluşturduğum veritabanıma veriler girmeye başladım ve girdiğim veriler üzerinde gerekli işlemleri uyguladım. Birinci sütunda “Otomatik Sayı” bölümüne sayı girmeden doğrudan “Tab” tuşu ile geçtim Kimlik sıra numaralarını veritabanım kendisi verdi

Artık istediğim kadar veritabanıma veri girebilirim. Burada her türlü kayıt işlemini girebileceğimiz gibi kayıtlar üzerinde de birçok işlemi gerçekleştirebiliriz.

Tablomuzda kayıt silme işlemi yapmak istiyoruz. İşte Access’te dikkat etmemiz gereken konulardan biri bu. Hem aşağıdaki resmi hem de açıklamaları dikkatlice inceleyelim

Örnek: Tablomuzda iki numaralı kaydı silmek istiyorum. ”Düzen/Sil” komutunu verdiğimizde karşımıza bir uyarı gelecektir. Bu uyarıyı okuyup buna göre hareket etmek zorundayız. Çünkü silme işlemini gerçekleştirme komutu verildikten sonra bize verilen uyarı bir daha işlemi geri alamayacağımız uyarısıdır. Eğer yaptığımız işten emin değilsek, “Hayır” deyip işlemimizi geri almak zorundayız. Yukarıdaki resimde bunun örneğini görmekteyiz.

Burada yapılan işlem hem sütun hem de satır her ikisi için de geçerlidir.

Ayrıca bir diğer konu biz formumuzu oluştururken sıra numarası vermediğimiz halde Access kendi otomatik sıra numarasını verdi. Daha önce de formu oluştururken bize buna “Tanımlı bir birinci anahtarı oluşturma” komutu verilmiş ve tanımlama işlemi gerçekleştirilmişti. İşte bu numaralandırma burada karşımıza çıkmış oldu. O halde bizim ayrıca bir sıra numarası vermemiz gerekmez.

Yine burada biçimlendirme daha önceki programlarda öğrendiklerimizin aynı olmasına karşın verilen komut tüm dosyaya uygulanır.  Sütun satır gizle, göster dondur gibi birçok komutu ayrıca sütun ve satır genişliği tümünü “Biçim” menüden ayarlayabiliriz. Excel’de bir tablo üzerinde yaptığımız birçok işlemi burada da yapabiliriz.

Aşağıdaki resimde önce “Biçim/Sütun Gizle” komutunu girdikten sonra sütunları tekrar göster komutunu verdiğimde bana açılan komut penceresini görüyoruz. Gizli olan pencerelerin önündeki kutu içersi boş gözükür. Boş kutu içersine mausumuzun sol kulakçığı ile tıklayınca istediğimiz sütunun tekrar ekrana çıktığını görürüz.

OLE NESNESİ EKLEME

Access te kullanacağımız bir seçenekte “Ole nesnesi ekleme” seçeneğidir. Ole Nesnesi ne işimize yarar örnek olarak işyerinde çalışan personelin bir veri tabanını oluşturuyoruz çalışanları daha iyi tanımamız için her girilen bilgi yanına bir de kişinin fotoğrafını eklemek istiyoruz. İşte buradaki fotoğraf bir “Ole Nesnesi”dir. Peki nasıl “Ole Nesnesi”ni ekleriz.

Yukarıda açıklamıştık girilen “Alan adı” seçeneğinden sonra gelen “Veri Türü” penceresinden “Ole Nesnesi” seçeneğini seçili hale getirelim. Diğer verileri de girdikten sonra dosyamızı kaydedip çıkalım ardından

Ole Nesnesi eklemek için:

a-Nesneyi ekleyeceğimiz tabloya öncelikle “Ole Nesnesi Ekle” komutunu girelim ardından resimde de görüldüğü gibi ”Otomatik form/Form “ seçeneklerini tıklayıp açılan pencereden

“Otomatik Form: Sütunlu” seçeneğini alalım, alt kısımda da formu ekleyecek olduğumuz “Nesne verilerinin geldiği tabloyu veya sorguyu seçin” penceresi önünde bulunan kutucuğa dosyamızın adını girelim ve “Tamam” komutunu tıklayalım.

Açılan pencereden fotoğrafın ekleneceği alanı seçili hale getirip “Ekle/Nesne” komutlarını tıklayalım karşımıza açılan pencereden

fotoğrafımızı alacak olduğumuz klasörü bulmak için “Dosyadan Oluştur” komutunu seçili hale getirelim, daha sonra “Göz at” komutunu tıklayıp, dosya ve klasörleri kontrol edelim ve sayfamıza koyacak olduğumuz resmi bulalım ve “Tamam” komutunu tıklayalım. Seçtiğimiz resmin dosyamıza eklendiğini göreceğiz

Burada resmin boyutlarının resim penceresine uygunluğuna dikkat edelim yoksa resim istediğimiz gibi çıkmayabilir.