Microsoft Word Kullanımı lX

ÖRNEK İŞLEM 2

Şimdi örnek işlemlere gecelim ve daha önce açmış olduğumuz  “Örnek1” adlı dosyamızı açıp üzerinde gerekli işlemleri yapmaya başlayalım:

Önce “Dosya/Aç” seçeneklerini tıklayıp karşımıza açılan pencereden dosyamızın ismini seçip çift tıklayalım veya seçip “Aç” komutunu tıklayalım, dosyamız karşımızda açıldı

 

 Açılan sayfa üzerinde istediğimiz her türlü yazıları yazıp düzenleyelim. Word de yazarken bazı satırların altında kırmızı bir çizgi görürüz bu çizgi bizi şaşırtmasın çünkü bizim veriyi doğru yazmamıza rağmen, Word kendi dilbilgisi kurallarına göre hatalı gördüğü sözcükleri kullanıcıya göstermek için altına kırmızı kırık bir çizgi koyar gerçekte böyle bir şey yoktur. Bu çizgi, yazdırma esnasında dosyada gözükmez yani sanaldır. Şayet bu çizgiyi kaldırmak istiyorsak yapmamız gereken işlem “Araçlar/Seçenekler/Yazım denetimi ve dilbilgisi/Yazarken yazımı denetle” seçeneklerindeki işareti kaldırmaktır.

Dosyamızı ani elektrik kesilmeleri, bilgisayarımızda kilitlenme veya bir arızaya karşı, arada bir tekrar kaydedelim ki istenmeyen bu gibi durumlarda verilerimiz kaybolmasın.

 

 Dosyamızı bir yazıcıda yazdıracaksak önce yazıcıdan çıkacak halini görmek için “Baskı ön izleme “ seçeneğini tıklayarak sayfamızın yazıcıdan ne şekilde çıkacağını görebiliriz. Eğer görünüm, hoşumuza gitmezse tekrar sayfaya dönerek “Dosya/Sayfa Yapısı” komutlarını tıklayıp sayfa kenar boşluklarını, paragrafları, satırbaşlarını, ayarlar gerekli düzenlemeleri yaparız ve “Yazdır” komutu ile dosyamızı yazdırırız. Yazdığımız dosyayı veya herhangi bir dosyayı herhangi bir yere örnek: Posta alıcısına göndermek istiyorsak “Dosya/Gönder” menusundan ilgili seçeneği tıklayarak işlemi gerçekleştiririz.

Word’den çıkmak için ise yapacağımız işlem “Dosya/Çıkış” menüsü nü tıklamaktır. Şayet dosya içersinde kayıt edilmemiş veya üzerinde değişiklik yapmış olduğumuz veriler varsa Word bize “……..değişiklikleri kayıt etmek istiyor musunuz?” , “Evet” –“Hayır” - “İptal” gibi komutların yer alığı bir pencere açacaktır.

 

 Bu pencereyi yukarıdaki resimde görüyoruz. Şimdi buradaki komutların ne anlama geldiğini öğrenelim.

Burada, “Evet” seçeneğini tıklarsak dosyamızdaki tüm değişiklikleri kaydederek dosyadan çıkacaktır. ”Hayır” , seçeneğini tıklarsak  değişiklikleri kayıt etmeden dosyamız kapanacaktır.”İptal” seçeneği ise verilen “Çıkış” komutunu iptal, edecektir. Yani yeniden dosyaya dönecektir.

Daha önce belirttiğimiz gibi Dosya penceresinin son bölümünde ise en son üzerinde çalıştığımız dört dosyanın adı karşımıza çıkıyor. Burada istediğimiz dosyayı seçip açmamız için üzerine tıklamamız yeterli olacaktır. Şimdi yeniden dosyamızı açıp üzerindeki işlemlere devam edelim. Dosyamızın arka planına gidip renklendirelim dosyamız daha hoş bir görünüm kazansın.

Tablo menüsüne gidelim ve dosyamıza bir tablo ekleyelim.”Biçim/Arka Plan” menüsü ile tablomuzu biçimlendirmeye çalışalım veya  “Otomatik Tablo Biçimi”

 menüsüne gidelim buradaki seçenekleri önizleme penceresinden tek tek kontrol edelim ve dosyamıza, en uygun seçeneği tıklayıp tablomuza “Uygula” komutu ile uygulayalım.

Yukarıda “Otomatik Tablo biçimi” ile biçimlendirilmiş tablomuzu görmekteyiz. Burada dosya içerisinde sadece tablomuzu biçimlendirdik diğer veriler ise olduğu gibi yerinde kaldı.

 Dosyamıza “Ekle” menüsü ne gidip “Ekle/Sayfa numarası” ile sayfa numarası ekleyelim, ardından “Tarih saat” menüsüne gidip tarih ve saat ekleyelim. Daha sonrada dosyamızın başlığını Verdana yazı tipi ve Bordo renkle biçimlendirelim, Kopyala yapıştır komutu ile dosyamızdaki satırları çoğaltalım. Ardından dosyamızı tekrar kaydedelim.

Bu gibi işlemleri sık sık tekrarlayalım ki Word’ü daha iyi kullanma becerisi kazanalım. Eğer bol bol örnek yapmazsak hem menüleri iyi kullanamayız hem de klavyeye hâkim olamayız. Şunu düşünmeliyiz. Biz bir işe girdik işyerinde bize çalışanlarla ilgili bir tablo yapmamızı söylediler bunu nasıl yapacağız. İşte Word’e hâkimiyetimiz veya Word bilgimiz burada bize lazım. Yoksa bir sayfa aç başla yazmaya bu hiçbir zaman Word u biliyoruz anlamına gelmez.

 FORMLAR MENÜSÜ:

 Şöyle düşünelim bir form oluşturmak istiyoruz. Bu form bir öğrenci belgesi olsun. Bu belgede başlık olsun resmi evrak olarak sayı ve tarih olsun öğrencinin sınıfı okul numarası günün tarihi adı soyadı olsun. Bu belge isteyen her öğrenciye verilebilsin fakat devamlı yazmaktansa bir defa hazırlansın kaydedilsin bir daha yazmayalım sadece belge istendiğinde üzerinde gerekli düzenlemeler yapılsın onun haricinde herhangi bir bilgi girilmesin veya yanlış yapıldığında bizi uyarsın. İşleme başlamadan önce böyle bir belgeyi hazırlamamız için bize yardımcı olacak “Formlar” menüsü nü tanıyalım:

 1-Metin formu alanı

2-Onay kutusu form alanı

3-Açılır form alanı

4-Form alanı seçenekleri

5-Tablo çiz

6-Tablo ekle

7-Çerçeve ekle

8-Form alanı gölgelendirme

9-Form alanlarını sıfırla

10-Formu koru

Şimdi Öğrenci belgemizi oluşturmaya başlayalım önce başlık yazalım ardından Sayı ve Konu verelim, yalnız sayı 3 rakamı geçmesin o halde sayı için üç rakamını, ardından da konu için “Normal metin” tanımlaması ve 10 karakteri geçmesin diyelim. Bunun için sayı yazısının önüne gelelim ve resimde “1”  numara ile gösterdiğimiz “Metin Formu alanı” komutunu tıklayalım. Açılan gri band üzerine mausumuzla çift tıklayıp açılan pencereden “Tür” kısmındaki kombo kutusunu açalım Ve  “Sayı”  seçeneğini alalım ardından “Uzunluk üst sınırı” seçeneğini açalım ve aşağı yukarı ok tuşları ile üç diyelim artık sayıdan farklı bir karakter veya üç rakamdan büyük sayı giremeyiz Ardından “Konu” başlığı önüne gelip yine aynı seçenekleri “1” komutunu tıklayalım açılan pencereden yine “Normal metin” seçelim ardından

 “Uzunluk üst sınırı” nı 10 yapalım yani en fazla on karakterlik bir açıklama girilebilsin. Daha sonrada “Tamam” komutunu tıklayıp dosyamıza devam edelim.

Şimdi de dilekçe bölümüne gidelim.Burada sürekli aynı şeyleri yazmaktansa şekilde 3 numara ile gösterilen “Açılır form alanı” seçeneğini tıklayalım ve  “liste Öğesi” penceresine tek tek 1-A,2-A,3-A,….Sınıfları girelim her birini yazdıktan sonra “Ekle” komutu ile listeye ekleyelim.”Tamam” komutunu tıklayıp dosyamıza dönelim.

Daha sonra Öğrenci adı bölümüne yine “1” numara ile gösterdiğimiz “Metin form alanı” seçeneğini tıklayarak metin ekleyelim ama bu sefer metin boyutunu 30 karakterlik yapalım ki öğrenci ismi uzun olursa herhangi bir sorunla karşılaşmayalım. İsim kısa olursa herhangi bir mahsuru yok fakat uzun olursa bizim fazla olan kısmı yazmamıza müsaade etmez. Yine “Tamam” komutu ile dosyamıza dönelim.

Diğer yazılarımızı girelim. Şimdi de baş tarafa tarih ekleyelim ama bu tarih dosyamızı her açtığımızda kendi kendini güncellesin biz birde tarih yazmakla uğraşmayalım.

Bunun içinde önce tarih ekleyeceğimiz alanı belirleyelim ardından yine “Metin formu alanı” komutu ile açılan pencereden aşağıda resimde görüldüğü gibi “Tür” kısmına “Geçerli Tarih” çünkü her açılışta o günün tarihi olacak, “Uzunluk Sınırı” on karakter olsun,”Tarih biçimi “ seçeneğinden de “dd.MM.yyyy” (Gün-ay-yıl ) seçeneğini alalım ve “Tamam” komutunu tıklayalım, şayet dosyamızı bitirmişsek şimdide dosyamız üzerinde herhangi bir değişikliğe ve hataya meydan vermemek için dosyamızı kilitleyelim .Bunun için “Formu Koru” (Araç çubuklarındaki kilit resmi) seçeneğini tıklayalım ve bakalım dosyamız nasıl bir şekil aldı formumuzu ** resminde görüyoruz.

Dikkat edersek sınıflar bölümünde bir kombo kutusu ve bu kutuda daha önce girdiğimiz sınıfların listesi sıralanmaktadır

 hangisini istiyorsak onu seçer aktif hale getiririz. Yine tarih kısmında günün tarihi yazmaktadır.

Formda öğrencinin ismi kısmında olsun diğer bölümlerde olsun girilen verilerin düzgün bir görünüm alması için arada düzenli boşluklar bırakmamız gerekir. Nasıl bir matbu evrak belli bir sayfa düzeninde ise bizim formumuzda aynı düzende olmalı ki yazdırdığımız belgeler düzgün bir görünüm alsın. Yoksa dağınık bir form veya veriler,  birbirlerine girmiş bir form hiçte güzel bir görünüm vermeyeceği gibi bizi ciddiyetten uzaklaştıracaktır. Hiçbir zaman düzensiz bir resmi evrak olmaz. Bunları düşünerek daima formumuzu kullanışlı ve düzgün bir şekilde yapmaya gayret edelim.

Eğer formumuzda bir değişiklik yapacaksak o zaman da önce “Formu koru” seçeneğine gidip kilit resmi üzerine tıklayarak korumayı kaldırmamız gerekir, ardından da gerekli düzenlemeleri yaptıktan sonra yeniden korumayı dosyamıza koyarsak daha sonra istediğimiz gibi bu dosyayı işlemlerimizde kullanabiliriz.

 **

Birde açılır form alanı ile metin form alanını birbirine karıştırmamalıyız. Bunların her ikisi de ayrı ayrı işlemler için kullanılır.

 Dosyamıza veri girişleri için “Tab” tuşunu veya sağa sola ok tuşlarını kullanacağız. Böylelikle rahatça veri giriş yerleri arasında dolaşırız.

 WORDDE TUŞ KOMBİNEZONLARI

TUŞLAR	GÖREVLERİ
CTRL+↑	Bir önceki paragrafın başına
CTRL+↓	Bir sonraki paragrafın başına
HOME	Satır başına
END	Satır sonuna
PAGE UP	Bir önceki ekrana
PAGE DOWN	Bir sonraki ekrana
CTRL+PGUP	Bir önceki sayfa
CTRL+HOME	Dokümanın başına
CTRL+END	Dokümanın Sonuna
ALT+F4	Ana pencereyi kapatır
CTRL+F4&CTRL+W	Ana pencere içindeki alt pencereyi kapatır
CTRL+N	Yeni Sayfa Aç
CTRL+O&CTRL+F12	Dosya Aç
CTRL+S&SHIFT+12	Kaydet
F12	Farklı  Kaydet
CTRL+P&SHIFT+F12	Yazdır
F7	Yazım ve Dilbilgisi denetimi
CTRL+X&SHIFT+DELETE	Seçili yazı ve nesneleri keser (Ara belleğe alır)
CTRL+C&CTRL+INSERT	Seçili yazı veya nesnelerin kopyasını ara belleğe aktarır.
CTRL+V&SHIFT+INSERT	Ara bellekteki verileri  dokümana yapıştırır
CTRL+SHIFT+C	Seçili yazıların biçimini kopyalar
CTRL+SHIFT+V	Kopyalanmış biçimi yapıştırır
CTRL+SHIFT+V	Biçimi sıfırlar
CTRL+Z	İleri al
CTRL +Y	İleri al
CTRL+ALT+K	Köprü ekle
CTRL+SHIFT+>	Seçili yazıları büyütür
CTRL+<	Seçili yazıları küçültür
CTRL+K	Seçili yazıları KALIN yapar
CTRL+T	Seçil yazıları italik yapar
CTRL +A	Seçili yazıları altı çizili yapar
CTRL+F6	Word’ün açık belgeleri arasında geçiş yapar
CTRL+F12	Baskı önizleme
CTRL+L	Sola hizala
CTRL+R	Ortala
CTRL+G	Sağa hizala
CRL+D	İki yana yasla
CTRL+B	Belgedeki tüm yazıları seçer
CTRL+F&SHIFT+F4	Bul
CTRL+H	Değiştir
CTRL+ALT+G & F5	Git (belirtilen konuma git)
SHIFT+F3	Büyük küçük harf değiştir
SHIFT+F5	İmleci son değişiklik yapılan yere götürür.
F1	Yardım
SHIFT+F1	Fareyi “bu nedir?”konumuna getirir
SHIFT+ALT+D	Geçerli tarih
SHIFT+ALT+T	Geçerli saat
ALT+SPACE	Ana pencerenin denetim menüsü
ALT+ - (tre)	Alt pencerenin denetim menüsü
SHIFT+ALT+¬,®	Başlık seçimi
SHIFT+ALT+­,¯	Seçili yazıları taşır
CTRL+SHIFT+Y	Yazı tipi kutusunu aktif hale getirir
CTRL+SHIFT+B	Yazı tipi boyutu kutucuğunu aktif hale getirir
CTRL+SHIFT+S	Başlık biçemi kutusu aktif hale getirir
CTRL+SHIFT+L	Madde imi ekler
CTRL+SHIFT+(	Gizli metinleri göstermek ve tekrar gizlemek için kullanılır.
ALT+F5	Önceki boyut
ALT+F10	Ekranı kapla
CTRL+F8	Makrolar
ALT+F11	VİSAL BASIC düzenleyicisini açar
CTRL+U	Yazı tipi iletişim kutusunu açar
CTRL+ALT+O	Ana hat moduna geçer
CTRL+ALT+N	Normal sayfa moduna geçer
CTRL+ALT+P	Sayfa düzeni moduna geçer

DOSYA ŞİFRELEME

 Gerek wordde gerekse Excel de dosyalarımızı hem değişikliklere karşı hem de başkalarının açıp okumasına karşı istediğimiz gibi şifreler ve korumaya alırız. Bunun için iki yol kullanacağız, birincisi “Araçlar/Belgeyi koru” seçeneğidir. Bu komutla dosyamızı değişikliklere karşı koruruz. Bu işlemi daha önce anlatmıştık yine burada kısaca açıklayalım:

 Önce “Araçlar/Belgeyi koru” menülerini tıklayalım, ardından açılan pencereden “Açıklamalar”  seçeneğini alıp şifre penceresine şifremi yazdım, tamam deyince yine açılan teyit penceresine aynı şifreyi tekrar girdim ardından “Tamam” komutunu tıklayıp dosyama döndüm.

Artık dosyam şifrelenmiş ve her türlü değişikliğe karşı korumaya alınmıştır. Şayet dosyamda bir değişiklik yapacaksam önce şifremi kaldıracağım bunun için yapmam gereken işlem  “Araçlar/Korumayı kaldır” seçeneklerini tıklamaktır. Açılan pencereye daha önce dosyama vermiş olduğum şifremi aynen yazarım “Tamam” komutunu tıklarım ve dosyam yeniden kullanıma açılmıştır.

İkinci bir şifreleme seçeneği, dosyamızın başkaları tarafından okunmaması için açmaya karşılık yapılan şifrelemedir. Bizim özel bir dosyamız vardır. Bu dosyayı başkalarının açıp okumasını istemiyoruz, bunun için şifreleyeceğiz. Şifreleme işlemi için sırasıyla:

Dosyamızı hazırladık “Kaydet “ komutunu verdik. Açılan kayıt penceresinde “ Araçlar / Güvenlik seçenekleri ” pencerelerini tıkladık, açılan güvenlik penceresinde ” Açma Parolası ” nı girdim, ardından “ Değiştirme Parolası” penceresine de aynı parolayı girdim (farklı da olabilir, sadece kolaylık olsun diye aynı parolayı girdim) ardından “Tamam” komutunu tıklayınca teyit için aynı pencereler tekrar açıldı,

hiç değiştirmeden aynı parolayı tekrar girdim, dosyamı kaydedip kapattım. Yeniden açmaya kalktığımda karşıma dosyam açılmadı, dosyam yerine aşağıdaki gibi bir pencere açıldı.

 Bu pencereyi açabilmem için şifremi doğru olarak girmek zorundayım. Onun için şifre verirken çok dikkat etmeliyiz. Özellikle bizim için önemli olan ve yedeği bulunmayan belgeleri şifreleyipte şifremizi kaybettiğimizde bir daha dosyamızı açamayacağız.

Bu gibi tehlikeleri düşünerek şifrelerimizi dikkatli kolay hatırlanabilir nesnelerden seçmek gerektiği düşüncesindeyim.

  Tabiî ki buradaki açıklamalar normal bir kullanım içindir. Yoksa şifre kırıcı programlar kullanarak bu dosyaları açmak mümkündür, ama biz işimizi sağlam yapalım ve bir sıkıntı yaşamayalım.