Acces Kullanımı lll

HAZIR VERİ TABANLARI

Önce Access’i açalım. Görev bölmesi penceresinde bulunan “Genel Şablonlar” komutunu tıklayalım, ardından açılan pencerede bulunan komutlardan “Veritabanları“ seçeneğini tıklayalım ve karşımıza çıkan örnek şablonlardan “Demirbaş Takibi“  Seçeneğini alıp bir demirbaş veri tablosunu oluşturmaya çalışalım.

“Demirbaş takibi “ seçeneği ardından, yeni veri tabanı dosya adının sorulduğu pencere karşımıza açıldı. Biz hiç bir değişiklik yapmadan “demirbaş takibi 1” dosya adını aynen alıp kabul ettik ve “Oluştur” komutunu tıkladık. Artık veritabanımız oluşmaya başlamıştır. Karşımıza açılan “Veritabanı sihirbazı’ penceresinde bize oluşacak başlıkların listesi gösteriliyor. Ardından ”İleri” komutunu tıkladık, açılan pencereden verilen standart başlıklardan istediklerimi seçili hale getirdim. Şayet istemediğim veya farklı isteklerim varsa onların üzerine tıklayıp seçim yaparım.

Burada bizim için tek dezavantaj kendi istediğimiz bir veri başlığı ilave etmek şansımız yoktur. Sadece mevcut başlıkları kullanabiliriz, ekleyebiliriz, çıkarabiliriz.

Tekrar ileri komutunu tıkladım. Ekran görüntüleri için istediğim alanı seçip etkin hale getirdim.

İleri komutu ile yazdırılan raporlar için istediğim stili seçtim. İleri komutu ile dosya adını girdim ve “Son” komutunu tıkladım.

Veri tabanı oluşmaya başladı. Bunu da aşağıdaki tabloda

Ardından veri tabanı formumuz oluşarak karşımıza ana menü penceresi açıldı. Oluşan veritabanı formumuzun “Ana denetim Panosu”  aşağıdaki resimde görülmektedir.

Şimdi de bu formdaki menüleri tıklayarak tek tek tanımaya çalışalım ve kullanalım.

Biz burada ilk menü olan “Demirbaşlar Gir/Görüntüle “ komutunu tıklayalım ve karşımıza açılan kayıt girme sayfasına kayıtlar girelim ve bu kayıtları inceleyelim.

Burada rahatlıkla kayıtları girebileceğimiz gibi kayıtlar içerisinde ileri - geri hareket edebiliriz. Yeni kayıtlar ekleyebiliriz, İstediğimiz kayıtlar,  üzerinde istediğimiz değişiklikleri yapabiliriz, istediğimiz kayıtları silmek vb işlemleri rahatlıkla burada gerçekleştirebiliriz.

Tablomuza istediğimiz verileri girip, istediğimiz gibi çalışmalarımızı yaparız. Buradaki tablonun Excel’le birçok benzerlikleri vardır ama kullanım açısından bazı farklılıklar gösterir. Bu farklılıkları zaten ileride örneklerle göreceğiz.

Buradaki formumuzda hücreler arasından “Tab” tuşu ile hareket ederiz. Eğer girdiğimiz veriler ile tanımladığımız veriler arasında bir farklılık varsa imleç bir sonraki hücreye geçmeyip bize uyarı mesajı verecektir. Mutlaka bu hatayı bulup düzeltmek zorundayız. Hatayı düzelttikten sonra rahatlıkla bir sonraki hücreye geçeriz. Zaten formumuzu oluştururken doğabilecek hataları göz önünde bulundurup buna göre tanımlama yapmak daha akıllıca bir hareket olur.

Şimdi buraya kadar öğrendiklerimizi kapsayan bir alıştırma yapalım.

Kabul edelim ki ilk defa Access i açtım.”Başlat/Programlar/Access” komutlarını tıkladım. Karşıma açılan pencereden “Yeni/Genel Şablonlar/Harcamalar” hazır veritabanını tıklayıp seçili hale getirelim.”Tamam” komutunu tıkladığımda karşıma aşağıdaki pencere açıldı Dosya adı olarak “Harcamalar 1 “ adını otomatik aldı. Biz istersek bu adı değiştirebiliriz. Ama aynen alıyoruz. Ardından “Oluştur” komutunu

tıklıyoruz. Karşımıza oluşacak başlıkları gösteren ikinci bir veritabanı penceresi açılıyor. Bu pencereye bizim her hangi bir müdahale yetkimiz yoktur. O yüzden herhangi bir değişiklik yapmadan “İleri” komutunu tıklayıp bu pencereyi geçiyoruz.

Karşımıza ikinci bir pencere açılıyor. Bu pencerede bizim oluşturabileceğimiz başlıklar ve pencere adları listeleniyor. Bunların istediklerimizi seçip alırız. Fakat daha öncede belirtmiştik hazır veritabanlarına bizim ek ilave yetkimiz yoktur. Ancak mevcut başlıkları kullanabiliriz. Sadece bu başlıklar içinde seçim hakkımız var buda sınırlıdır.

 

Ardından “İleri” komutunu tıklayıp yeni açılan pencereden bize göre en hoş ekran görünümünü seçeceğimiz pencere karşımıza açılacaktır. Burada çok fazla

olmamakla birlikte “Ekran Görüntüleri için Stiller” listelenmektedir. Her birinin üzerine mausumuzla tıklarız ve önizleme penceresinde gözüken ara yüzlere bakarak bize göre en hoş görünümlü olan seçeneği alırız ve tekrar “İleri” komutunu tıklarız.

Bu pencereyi yukarıdaki resimde görüyoruz. Ardından açılan pencerelerde kullanılacak yazı modeli ve rengini gösteren ikinci bir pencere karşımıza açılacaktır. Bu iki pencerenin birbirinde pek bir farkı yoktur. Sadece birinci pencere ara yüzleri seçimi yaparken ikinci pencere yazı tipi seçimi yapmamızı sağlıyor. Tekrar ileri komutunu girmemizin ardından karşımıza dosya adını gösteren pencere açılıyor. Burada dosya adını aynen alalım ve ileri komutu ile işlemi bitirip “Son” komutunu tıklayalım. Arkamıza yaslanıp bekleyelim önce ekrandan bir sürü işaretler gelip geçecek ve daha sonra da karşımıza hazır veritabanımız açılacak aşağıdaki resimde oluşan veritabanımızın ana sayfasını görüyoruz.

Şimdi bu sayfada birinci seçenek “Çalışanlara Göre Harcama Raporu Gir/Görüntüle” komutunu tıklayalım ve açılan pencereye kayıt girmeye başlayalım.

Her başlığın önündeki pencereye cevabını yazıp diğer pencereye geçelim zaten aşağıda bir örnek görüyoruz. Yalnız daha önce de belirtmiştik hazır veritabanları bizim ihtiyaçlarımıza göre olmayabilir. Bizim ihtiyaç duyduğumuz başlıklar olmayacağı gibi ihtiyacımız olan birçok başlığı da burada bulamayabiliriz. Bizim için en uygun olan ilk başta örneklerle anlattığımız kendi veritabanımızdır.

Biçimlendirme:

Normal bir tablo ile oluşturulan veritabanı formumuzu biçimlendirmek basit bir işlem çünkü tamamen önce öğrendiğimiz Word ve Excel program bilgilerimizde yapılan işlemler çok az farklılıklarla burada uygulanıyor. Aşağıdaki fotoğrafta yapılan

biçimlendirme çalışmalarını ve sonuçlarını görebiliyoruz. Dosyamızı biçimlendirmek için Biçim menusunu tıkladık açılan pencereden Yazı tipi olarak “Verdana”  Yazı tipi Stili olarak  ,”İtalik”,boyut olarak “bordo” yu seçtim, ardından “Tamam” komutunu girince dosyadaki veriler resimdeki gibi renklenmiş ve boyutlanmış oldu. Bunun gibi birçok seçeneği kullanabiliriz.

Şimdi de dosyamızı tablo halinde açalım ve üzerinde işlemler “Düzen “ menusu ile ilgili olarak, dosya içi işlemler yapalım:

Önce tabloyu oluşturalım, ardından tablomuzda “Kopyala/Yapıştır”,komutunu uygulayalım.

Bu işlem için önce tablomuzdaki birinci kaydı seçip üçüncü kayda yapıştıralım.

Burada tamamen eski bilgilerimizi kullanacağız ve göreceğiz ki kopyala yapıştır komutları rahatlıkla gerçekleşecek. Önce kopyalayacak olduğumuz satırı seçtik ardından “Düzen/kopyala” komutunu verdik. Kopyalanmak üzere hafızaya aldığım bilgiyi yapıştırmak istediğim satıra gidip “Düzen/yapıştır” komutu ile yapıştırdım. Artık istediğim kadar yapıştır komutu verebilirim.

Yaptığımız bu işlemlerden sonra tablomuzu form görünümüne de çevirsek kayıtlarda herhangi bir değişiklik olmayacaktır. Kayıt sayımız beşe çıkmıştır. Bu kayıtları hem tabloda hem de formun alt penceresinde rahatlıkla görebiliyoruz.

Burada anlatılan Access’le ilgili işlemler tamamen Ofis XP ye göre yapılmıştır. Şayet elimizdeki ofis paketi daha eski versiyonları içeriyorsa aynı işlemleri orada da rahatlıkla gerçekleştirebiliriz. Daha önce belirttiğimiz gibi aralarında fazla bir fark yoktur.

Bul

Access’te bul komutu daha önce öğrendiklerimizle pek farklılık göstermez örnek olarak “Bul” komutu ardından açılan pencereye bir sözcük yazdım ve bul komutunu tıkladım bilgisayarım arayıp dosyamdaki sözcüğü buldu yalnız burada bir şeye dikkat edeceğiz. Aşağıdaki resme bakalım ve anlamaya çalışalım önce aranan penceresine bulmak istediğim sözcüğü

yazdım ardından diğer ayarlardan “Bak” penceresi önünde, nerede arama yapacağımı belirttim, ardından da Arama Yönü seçeneğinden de arama yönünü belirttim eğer bu ayarları yapmazsam aradığımı bulamam ve girdiğim komut aranan veri bulunamadı şeklinde beni uyarır. Bu gibi uyarı ve komutlara dikkat etmeliyiz.